Meses de planificación. Reuniones, análisis, desarrollo, migraciones, pruebas, correcciones y formación. Finalmente llega el momento esperado: el nuevo sistema entra en producción.
Proyecto terminado.
¿O quizá acaba de empezar?
En tecnología tendemos a identificar el éxito de un proyecto con el momento de su implantación. Que todo funcione correctamente, que la migración se complete, que los usuarios puedan acceder y que la organización comience a trabajar con la nueva solución.
Pero el verdadero resultado de un proyecto tecnológico difícilmente puede medirse ese día.
Hay que esperar.
Después de la puesta en producción llega la realidad
Por exhaustiva que haya sido la fase de análisis, es cuando una tecnología comienza a utilizarse diariamente cuando aparecen situaciones que difícilmente podían anticiparse sobre el papel.
Los usuarios descubren nuevas necesidades. Algunos procesos funcionan de manera diferente a como se habían imaginado. Aparecen oportunidades de mejora. La organización cambia y, con ella, cambian también sus necesidades.
Esto no significa que el proyecto estuviera mal diseñado.
Significa simplemente que la tecnología forma parte de una organización viva.
Una aplicación que hoy responde perfectamente a una necesidad puede necesitar evolucionar dentro de seis meses. Un sistema dimensionado para una determinada carga puede necesitar más capacidad. Una integración puede verse afectada porque otra plataforma ha cambiado.
La puesta en producción no detiene esa evolución.
Una solución puede funcionar y, aun así, no tener éxito
Existe además una diferencia importante entre que una tecnología funcione y que realmente resulte útil.
Podemos implantar una plataforma técnicamente impecable que después apenas sea utilizada. O descubrir que los usuarios continúan realizando determinadas tareas fuera del sistema porque el nuevo procedimiento resulta demasiado complejo.
Por eso, una parte fundamental de cualquier proyecto sucede después de su implantación: escuchar a quienes utilizan la solución.
Son ellos quienes terminan descubriendo dónde están las pequeñas fricciones del día a día, qué procesos pueden simplificarse y qué mejoras podrían aportar realmente valor.
La tecnología comienza entonces a adaptarse a las personas y no al contrario.
El conocimiento también necesita continuidad
Con el paso del tiempo cambian los equipos.
Llegan nuevos profesionales, otros cambian de responsabilidad y determinadas decisiones tomadas durante el proyecto pueden terminar siendo difíciles de comprender años después.
Mantener documentación, compartir conocimiento y formar a las nuevas incorporaciones puede parecer menos relevante que desarrollar una nueva funcionalidad, pero resulta esencial para garantizar la continuidad de una solución.
Una tecnología que únicamente comprende quien la implantó termina generando dependencia.
Una tecnología cuyo conocimiento se comparte puede evolucionar.
Mantener no significa simplemente reparar
Durante mucho tiempo hemos asociado el mantenimiento tecnológico a solucionar aquello que deja de funcionar.
Hoy el concepto es mucho más amplio.
Mantener una solución significa actualizarla, protegerla, observar cómo se comporta, adaptarla a nuevas necesidades y asegurarse de que continúa siendo útil.
También significa preguntarse periódicamente si aquello que diseñamos hace años continúa siendo la mejor manera de resolver el problema.
En ocasiones la respuesta será sí.
En otras será necesario cambiar.
La tecnología nunca permanece quieta
Mientras una solución está funcionando, todo lo que la rodea continúa evolucionando.
Cambian los sistemas operativos. Aparecen nuevas amenazas de seguridad. Evolucionan los navegadores. Se actualizan otras aplicaciones. Cambian las normativas. Crece la información almacenada y aparecen nuevas formas de trabajar.
Por eso, pensar en una plataforma tecnológica como algo que se construye una vez y permanece inalterable durante años resulta cada vez menos realista.
La capacidad de evolucionar se ha convertido en una característica tan importante como las funcionalidades iniciales.
El éxito se mide con el tiempo
Quizá por eso deberíamos cambiar la pregunta que hacemos cuando termina un proyecto.
En lugar de preguntarnos únicamente si la implantación ha salido bien, podríamos preguntarnos meses después:
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¿Ha mejorado realmente la forma de trabajar?
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¿Las personas utilizan la solución?
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¿Ha conseguido simplificar los procesos para los que fue diseñada?
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¿Continúa evolucionando cuando aparecen nuevas necesidades?
Son preguntas menos inmediatas, pero probablemente mucho más importantes.
Porque un proyecto tecnológico no demuestra todo su valor el día que entra en producción.
Lo demuestra cuando, pasado el tiempo, sigue resolviendo el problema para el que fue creado.